Czy dokumentacja przetwarzania zgodnie z RODO powinna zawierać Instrukcje zarządzania systemami informatycznymi?
RODO nie określa wprost, jak należy udokumentować organizację przetwarzania i zarządzanie bezpieczeństwem przetwarzanych danych, w tym instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. Wymaga jednak, aby zastosowane środki bezpieczeństwa i wszystkie podejmowane w tym zakresie działania można było wykazać. Jak stanowi art. 24 RODO, wykazując zgodność przetwarzania z obowiązującymi wymaganiami należy uwzględnić:
charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.
Jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, środki, o których mowa w ust. 1, obejmują wdrożenie przez administratora odpowiednich polityk ochrony danych.
Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania, o których mowa w art. 40, lub zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji, o którym mowa w art. 42, może być wykorzystane jako element dla stwierdzenia przestrzegania przez administratora ciążących na nim obowiązków.
Ponadto obowiązek prowadzenia dokumentacji przetwarzania danych wynika pośrednio również z art. 32 RODO dotyczącego bezpieczeństwa przetwarzania, który stanowi, że: „Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku (…).”
Biorąc zaś pod uwagę fakt, że jednym z najważniejszych, powszechnie akceptowanych dokumentów prezentujących aktualny stan wiedzy technicznej w zakresie stosowania środków bezpieczeństwa i zarządzania bezpieczeństwem są m.in. normy ISO/IEC z serii 27000, w tym: norma PN-EN ISO/IEC 27001:2017 Technologia informacyjna - Techniki zabezpieczeń, oraz norma PN-EN ISO/IEC 27002:2017 Technika informatyczna - Technika bezpieczeństwa - Praktyczne zasady zabezpieczania informacji, warto zaznaczyć, że wyraźnie podkreśla się w nich fakt, że polityka bezpieczeństwa informacji powinna być: dostępna w formie udokumentowanej informacji, ogłoszona wewnątrz organizacji oraz dostępna dla zainteresowanych stron, jeśli jest to właściwe.
Jeśli chodzi o zawartość dokumentacji przetwarzania, to należy mieć na uwadze zawarte m.in. w art. 24 i 32 RODO wymaganie wskazujące, że opracowana polityka bezpieczeństwa powinna uwzględniać zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw i wolności, w tym prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Odwołując się w powyższym zakresie do aktualnego stanu wiedzy, można się posłużyć z kolei normą PN-EN ISO/IEC 27002:2017, która zaleca w tym zakresie uwzględnić takie elementy, jak:
kontrole dostępu (rejestrowanie i wyrejestrowywanie użytkowników, zarządzanie hasłami, użycie uprzywilejowanych programów narzędziowych),
środki ochrony kryptograficznej (polityka stosowania zabezpieczeń, zarządzanie kluczami),
bezpieczeństwo fizyczne i środowiskowe oraz bezpieczeństwo eksploatacji (zarządzanie zmianami, zarządzanie pojemnością, zapewnienie ciągłości działania, rejestrowanie zdarzeń i monitorowanie),
bezpieczeństwo komunikacji (zabezpieczenie, rozdzielenie sieci),
pozyskiwanie, rozwój i utrzymywanie systemów,
relacje z dostawcami (umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania),
zarządzanie incydentami związanymi z bezpieczeństwem informacji,
zarządzanie ciągłością działania,
zgodność z wymaganiami prawnymi i umownymi.
Część z wymienionych wyżej elementów zgodnie z obowiązującymi dotychczas wymaganiami powinna być zawarta w prowadzonej dotychczas instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. Tak więc elementy te również można wykorzystać dla wykazania w nowej dokumentacji zgodności, o której mowa art. 24 RODO.
