Jakie wymagania formalne dotyczące dokumentacji przetwarzania określone są w RODO?
W nowym systemie prawnym dotyczącym przetwarzania danych osobowych administrator danych w większości obszarów dowolnie może kształtować i opisywać rozwiązania dotyczące przyjętych zasad i procedur przetwarzania. Wśród obszarów, w odniesieniu do których RODO nakreślono jednak pewne wymagania formalne dotyczące zakresu dokumentowania pozostały takie zagadnienia jak:
prowadzenie rejestru czynności przetwarzania i zakres rejestru kategorii czynności przetwarzania, o których mowa w art. 30 RODO;
zgłaszanie naruszenie ochrony danych do organu nadzorczego (UODO) – art. 33 ust 3 RODO;
prowadzenie wewnętrznej dokumentacji stanowiącej rejestr naruszeń ochrony danych, o którym mowa w art. 33 ust 5 RODO;
zawartość raportu dokumentującego wyniki przeprowadzonych ocen skutków dla ochrony danych – art. 35 ust. 7.
RODO nie wymaga jednak, aby dokument zawierający wymienione wyżej, obligatoryjne elementy dokumentacji miał określona nazwę, czy strukturę. Ważne jest tylko, aby administrator danych wykazał, że wymienione wyżej rejestry, czy raporty posiadał i aby ich zawartość była zgodna z wskazanymi wyżej wymaganiami tj. wymaganiami wskazanymi odpowiednio w art. 30, art. 33 ust 3 i 5 oraz art. 35 ust 7 RODO.
Należy pamiętać jednak, że wskazane w RODO wymagania wymienione w art. 30, art. 33 ust 3 i 5 oraz art. 35 ust 7 nie są jedynymi, jakie należy uwzględnić w dokumentacji przetwarzania. Są one jedynie specyficzne pod tym względem, że wskazany jest zakres informacji, jaki w danym obszarze powinien być uwzględniony.
Decydując znaczenia dla obszaru i zakresu informacji jakie powinny być zawarte w dokumentacji przetwarzania jest wymóg wykazania przez administratora przestrzegania przepisów RODO zawarty w art. 24, którego brzmienie jest następujące:
Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze, administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z niniejszym rozporządzeniem i aby móc to wykazać. Środki te są w razie potrzeby poddawane przeglądom i uaktualniane.
Jeżeli jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania, środki, o których mowa w ust. 1, obejmują wdrożenie przez administratora odpowiednich polityk ochrony danych.
Stosowanie zatwierdzonych kodeksów postępowania, o których mowa wart. 40, lub zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji, o którym mowa wart. 42, może być wykorzystane jako element dla stwierdzenia przestrzegania przez administratora ciążących na nim obowiązków.
Wymaganie zawarte art. 24 RODO stanowiące, że administrator powinien być w stanie wykazać przestrzegania przepisów RODO oznacza w praktyce, że sposób przetwarzania danych, związane z nim procedury jak i zastosowane zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, również powinny zostać zawarte w przedmiotowej dokumentacji – jako spełnienie obowiązku wykazania, że przestrzegane są wymagania RODO.
