Jest scentralizowaną, informatyczną bazą danych składającą się z trzech osobnych rejestrów:
rejestru przedsiębiorców,
rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
rejestru dłużników niewypłacalnych.
Krajowy Rejestr Sądowy został utworzony w oparciu o ustawę z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowymi działa od dnia 1 stycznia 2001 r.
Zadaniem Krajowego Rejestru Sądowego jest powszechne udostępnienie szybkiej i niezawodnej informacji o statusie prawnym zarejestrowanego podmiotu (Centralna Informacja KRS), najważniejszych elementach jego sytuacji finansowej oraz sposobie jego reprezentowania.
Ponadto Krajowy Rejestr Sądowy zawiera inne, istotne dla obrotu gospodarczego, dane o przedsiębiorcy, w tym między innymi:
informacje o zaległościach podatkowych i celnych,
zaległościach wobec ZUS,
wierzycielach i wysokościach niespłaconych wierzytelności.
Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny.
Dla każdego podmiotu wpisanego do KRS sądy prowadzą odrębne akta rejestrowe (w postaci papierowej), które obejmują w szczególności dokumenty potwierdzające informacje wpisane do rejestru, a także wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu. Każdy zainteresowany może w siedzibie właściwego sądu, bez ograniczeń przeglądać akta rejestrowe podmiotów wpisanych do rejestru chyba, że ustawa stanowi inaczej.
