Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowela niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, czyli tzw. e-Akta.
e-Akta zakładają:
skrócenie obowiązku przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat
możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, zamiast papierowej
domyślne przekazywanie pensji na konto bankowe pracownika.
Korzyści e-Akta
e-Akta to korzyści nie tylko dla pracodawców, ale także dla pracowników:
pracodawcy zaoszczędzą i będą mieli mniej obowiązków. Obecnie koszty po stronie pracodawców z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej to ok. 130 mln zł rocznie. Nowe rozwiązania ustawa pozwolą znacząco obniżyć te wydatki;
pracownicy zyskają większe bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji i łatwiejszy do niej dostęp. Rozwiązanie oszczędzi czas pracownikom, gdy będą składać wnioski o emeryturę czy rentę. Pracownicy nie będą też musieli gromadzić papierowych dokumentów, gdyż dane niezbędne do przyznania świadczeń będą zgromadzone w ZUS.
Jak to działa?
Od nowego roku pracodawcy mogą przekazywać w postaci elektronicznej dane ważne dla ubezpieczonych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, ponieważ ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Aby w pełni zabezpieczyć interesy pracowników, możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia danego pracownika.
Ciekawostka Do tej pory w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat.
Skrócenia okresu przechowywania akt
10 lat - Pracownik zatrudniony po 1 stycznia 2019 r.
10 lub 50 lat - Pracownik zatrudniony po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. 10 lat, jeżeli pracodawca złoży formularz ZUS OSW i raport ZUS RIA. Jeśli nie złoży tych formularzy, wówczas 50 lat.
50 lat - Pracownik zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r.
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.
Pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat. Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat. Pracownicy będą szczegółowo informowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania swojej dokumentacji.
Możliwość przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej
Pracodawca może przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale dotąd pełniła ona rolę tylko pomocniczą. Umożliwienie cyfryzacji dokumentacji przyspieszy proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania i zredukuje koszty.
Według szacunków dzięki digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia ok. 500 pracowników, mogą spaść nawet o około 200 tys. zł rocznie, biorąc pod uwagę redukcję kosztów pracy, papieru, druku, transportu, przechowywania czy specjalistycznego wyposażenia np. szaf pancernych.
Umożliwienie przedsiębiorcom przechowywania akt w postaci elektronicznej jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji.
